Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

AuraZenix is een product van Indicio IT Solutions B.V., gevestigd aan de Overwegwachter 4, 3034 KG Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69195951. AuraZenix is een online platform (webapplicatie en mobiele app) voor salon- en praktijkbeheer: afspraken, cliëntenbeheer, facturatie, behandelingen, pakketten en loyaliteit.

Voor vragen over privacy of het uitoefenen van je rechten kun je ons bereiken via support@aurazenix.nl.

2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

AuraZenix wordt gebruikt door salons en praktijken (onze klanten). Daardoor hebben wij twee verschillende rollen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

• Verwerkingsverantwoordelijke — voor de gegevens van salonhouders en hun medewerkers die een AuraZenix-account hebben, en voor de gegevens die nodig zijn om onze dienst te leveren en te factureren.
• Verwerker — voor de gegevens van cliënten van de salon (zoals afspraken, behandelhistorie en contactgegevens). De salon bepaalt zelf welke cliëntgegevens worden vastgelegd en is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken deze gegevens uitsluitend in opdracht van de salon.

Ben je cliënt van een salon die AuraZenix gebruikt? Neem voor vragen over jouw gegevens (inzage, correctie of verwijdering) contact op met je salon. Wij ondersteunen de salon bij het uitvoeren van zulke verzoeken.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Van accounthouders (salonhouders en medewerkers)

• Naam, e-mailadres en rol binnen de salon;
• Wachtwoord (uitsluitend versleuteld opgeslagen als hash) en tweestapsverificatiecodes per e-mail;
• Inlog- en beveiligingsgegevens, zoals IP-adres, tijdstip van inloggen en apparaatinformatie;
• Bij gebruik van de mobiele app: een pushmeldingstoken van je apparaat, alleen als je meldingen zelf inschakelt;
• Bedrijfs- en facturatiegegevens van de salon voor het abonnement.

Namens de salon (als verwerker)

• Cliëntprofielen: naam, contactgegevens, adres en eventuele notities die de salon vastlegt;
• Afspraken, behandelhistorie en behandelverslagen;
• Foto's die de salon met toestemming van de cliënt maakt (bijvoorbeeld voor- en na-foto's van behandelingen);
• Facturen, betalingen en terugbetalingen;
• Loyaliteits- en pakketgegevens;
• Communicatie zoals afspraakbevestigingen en herinneringen per e-mail of sms.

4. Waarvoor en op welke grondslag?

• Uitvoering van de overeenkomst — het leveren van het platform: accounts, agenda, cliëntenbeheer, facturatie en de mobiele app.
• Wettelijke verplichting — het bewaren van facturen en administratie volgens de fiscale bewaarplicht (7 jaar).
• Gerechtvaardigd belang — beveiliging van het platform, zoals logging van inlogpogingen, het blokkeren van verdachte IP-adressen en misbruikpreventie.
• Toestemming — pushmeldingen op je telefoon (opt-in via iOS) en eventuele marketingcommunicatie. Toestemming kun je altijd intrekken.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen nooit persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen met dienstverleners die nodig zijn om AuraZenix te laten werken:

• Hostingprovider — onze servers en database draaien in een datacenter binnen de Europese Unie;
• Betaaldienstverleners — Mollie en Stripe, voor het verwerken van betalingen;
• E-mail- en sms-dienstverleners — voor het versturen van inlogcodes, bevestigingen en herinneringen;
• Apple — voor het bezorgen van pushmeldingen op iOS-apparaten.

Met partijen die als verwerker voor ons optreden sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Sommige dienstverleners (zoals Apple en Stripe) kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; in dat geval gebeurt dit op basis van passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

• Accountgegevens bewaren wij zolang het account actief is. Na verwijdering van een account worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd;
• Facturen en administratie bewaren wij 7 jaar vanwege de fiscale bewaarplicht;
• Beveiligings- en inloglogs bewaren wij slechts een beperkte periode, tenzij ze nodig zijn voor onderzoek naar een incident;
• Cliëntgegevens die wij namens een salon verwerken, bewaren wij volgens de instructies en het bewaarbeleid van die salon.

7. Hoe beveiligen wij gegevens?

• Alle verbindingen verlopen versleuteld via HTTPS/TLS;
• Wachtwoorden worden uitsluitend als hash opgeslagen en inloggen gebeurt met tweestapsverificatie;
• Gevoelige gegevens worden versleuteld opgeslagen;
• Gegevens van verschillende salons zijn strikt van elkaar gescheiden (tenant-isolatie);
• Toegang binnen een salon is beperkt via rollen en rechten: medewerkers zien alleen wat zij nodig hebben.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering en overdraagbaarheid van je persoonsgegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking of om beperking daarvan te vragen. Accounthouders kunnen hun account en gegevens direct verwijderen via de app (Instellingen → Account verwijderen) of een verzoek sturen naar support@aurazenix.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van één maand.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Cookies

De webapplicatie van AuraZenix gebruikt uitsluitend functionele cookies die nodig zijn om in te loggen en de applicatie veilig te laten werken (zoals sessie- en beveiligingscookies). Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of gewijzigde wetgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina; bij ingrijpende wijzigingen informeren wij accounthouders actief.